Document Management System adalah perangkat lunak (software) yang memungkinkan Anda untuk mengelola, menyimpan dan mampu melacak dokumen elektronik. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan manajemen digital asset (digital asset management), sistem alur kerja (workflow systems) dan sistem pengelolaan arsip (records management systems).
Document Management System yang kami tawarkan berbasi web (web based) sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja tanpa perlu dilakukan proses instalasi di komputer/laptop masing-masing pengguna.
Kehadiran fitur, komponen dan fungsi Document Management System yang lengkap dan penerapan sistem manajemen dokumen yang dirancang dengan baik dapat memberikan manfaat dalam mengefektifkan dan mengefisienkan proses bisnis dari sebuah organisasi. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.
Aplikasi ini dapat diakses baik melalui jaringan intranet maupun melalui jaringan internet. Selain bisa diakses dengan menggunakan komputer/laptop, aplikasi ini juga memungkinkan untuk diakses dengan menggunakan perangkat smartphone (mobile device). Aplikasi ini akan dilengkapi dengan teknologi SSL (Secure Socket Layer) sehingga dapat dipastikan bahwa aplikasi ini akan berjalan melalui jaringan yang aman apabila diakses melalui jaringan internet.
Document Management System ini dapat diintegrasikan dengan data user yang terdapat pada Server LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Data user ini akan digunakan sebagai autentikasi untuk proses login ke dalam aplikasi DMS. Selain itu, aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan Messaging System yang terdapat pada Mail Server. Dengan demikian ketika terjadi pembaharuan dokumen maka setiap users yang berkaitan dengan dokumen tertentu akan menerima email pemberitahuan (email notification) akan secara otomatis.
Implementasi Document Management System memberikan banyak manfaat dan keuntungan antara lain:
- Reduced Physical Storage
- Lower Costs
- Time Efficiency
- Save Time – Instant Access to Documents
- Advantage Over Other Businesses
- Robust Indexing of Documentation
- Quick Deployment
- Improved Customer Service
- Simple Updating Process
- Higher Levels of Productivity
- Air-tight Security
- “Green” Business Practice
- Anytime, anywhere access
Document Management System yang kami tawarkan memiliki fitur, komponen dan fungsi yang sangat banyak dan lengkap meliputi:
- Web Based Application
- Multi-Users
- Users, Roles and Groups Management
- Access Control Management by Role
- Documents and Folders Management
- Intelligent Organization
- An Attractive User Interface
- A Robust Search Feature
- Versioning
- Permission
- Universal Format Support
- Workflow Management
- Backup/Logging
- Integrated with Messaging System (SMTP Server)
- Integrated with LDAP
- Webdav Access
- Multi-language Support
- Dashboard
- Documents Monitoring
- Calendar
- Transfer document
- Lock/Unlock function & Check Out/Check In function
- Notifications
- Keywords and search
- Clipboard
- Fast upload
- Preview, download and online view document
- Import/Upload Users
- Manage extensions (import/install new additional extension)
- Substitute user
- Responsive design
- Compatible with all the most popular browsers: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge
- Supports accessed via browser on Mobile Device